Harmonogram jest nieubłagany. Od 1 lutego 2026 roku największe przedsiębiorstwa w Polsce przestaną wystawiać faktury tak, jak robiły to przez ostatnie trzy dekady. Dokument PDF wysłany mailem? Papierowa faktura wpięta do segregatora? To odchodzi do lamusa.
Harmonogram wdrażania KSeF
Każda transakcja będzie musiała najpierw „przejść” przez rządowe serwery, otrzymać unikalny numer identyfikacyjny i dopiero wtedy stanie się legalnym dokumentem. W kwietniu do systemu dołączą mniejsi gracze. Jedynie przedsiębiorcy z przychodami do 10 000 zł miesięcznie mają czas na przygotowanie do 2027 roku.
Ale diabeł, jak zawsze, tkwi w szczegółach technicznych i prawnych, których polski ustawodawca zdaje się nie dostrzegać w ferworze walki o wpływy do budżetu. Przedsiębiorcy mają prawo czuć się jak pasażerowie pociągu, który pędzi prosto na ścianę, podczas gdy konduktor zapewnia, że to tylko tunel, za którym czeka lepszy świat.
- Wprowadzenie KSeF to nadal wiele niepewności. Z jednej strony mamy obietnicę łatwiejszych zwrotów VAT i końca papierowej biurokracji. Z drugiej – wizję systemu, który może być podatny na ataki oszustów, cyberataki i skrajnie nieprzyjazny dla użytkownika. Lepiej chuchać na zimne i przygotować się na nadejście KSeF jak najszybciej – mówi dr Krzysztof Biernacki, doradca podatkowy PITax.
Ryzyko „faktury widmo” i cyberbezpieczeństwo
Jednym z potencjalnie niebezpiecznych scenariuszy, o których głośno mówią szkoleniowcy KSeF, jest mechanizm tzw. „faktury z zaskoczenia”. W obecnym systemie, aby otrzymać fakturę, trzeba wejść w realną relację z kontrahentem. W KSeF proces staje się bezosobowy i zautomatyzowany.
Wyobraźmy sobie oszusta, który zakłada spółkę „krzak”. Dysponuje bazą numerów NIP tysięcy polskich firm – dane te są przecież publicznie dostępne w CEIDG czy KRS. Przestępca masowo generuje w KSeF faktury na kwoty rzędu 400–800 zł za fikcyjne usługi „doradztwa” lub „konsultacji IT”. W wielkich korporacjach, gdzie dziennie przetwarza się tysiące dokumentów, systemy księgowe są często zaprogramowane tak, by drobne kwoty akceptować automatycznie (tzw. low-value fast track).
Problem w tym, że KSeF nie wysyła powiadomień. Przedsiębiorca nie dostanie SMS-a ani maila o treści: „Właśnie wystawiono na Ciebie fakturę”. Jeśli księgowy lub właściciel nie zaloguje się do rządowego portalu, może nawet nie wiedzieć, że jego firma właśnie stała się dłużnikiem oszusta.
- To idealna metoda na masowe wyłudzenia „metodą na kroplówkę” – po kilkaset złotych od tysięcy podmiotów. Zanim ktokolwiek się zorientuje, spółka-krzak zniknie z rynku wraz z milionami złotych przelanymi przez automatyczne systemy płatności - przestrzegają doradcy podatkowi.
Księgowi o KSeF: „To nie nasza odpowiedzialność”
Atmosfera gęstnieje również w biurach rachunkowych, które od lat są buforem bezpieczeństwa między państwem a obywatelem. Stowarzyszenia księgowych wydały jasny komunikat: za wdrożenie i stosowanie KSeF odpowiadają podatnicy, a nie księgowi.
W tradycyjnym modelu księgowy mógł wyłapać błąd, zadzwonić do klienta i poprosić o korektę, zanim dokument trafił do urzędu. W KSeF faktura trafia do fiskusa w ułamku sekundy po jej wystawieniu. Nie ma miejsca na pomyłkę, nie ma czasu na refleksję. Księgowi słusznie podnoszą, że nie mogą brać odpowiedzialności za rzetelność danych wprowadzanych przez przedsiębiorców w czasie rzeczywistym. To oznacza, że przedsiębiorca zostaje sam na placu boju z bezdusznym algorytmem, który każdy błąd może zinterpretować jako próbę oszustwa podatkowego.
KSeF pod lupą hakerów i urzędników
Kolejnym potężnym znakiem zapytania jest bezpieczeństwo. KSeF to nie zwykła baza danych – to cyfrowe DNA polskiej gospodarki. Znajdą się tam informacje o cenach zakupu, marżach, terminach płatności i strategicznych dostawcach każdej firmy w kraju.
Jeśli hakerzy z grup powiązanych z obcymi wywiadami zdołaliby sforsować rządowe zabezpieczenia, uzyskaliby dostęp do wiedzy, za którą wywiady gospodarcze są w stanie zapłacić każdą cenę. Wiedzieliby dokładnie, która firma ma problemy z płynnością, kto jest kluczowym dostawcą dla sektora zbrojeniowego i jakie marże stosują polscy eksporterzy.
Do tego dochodzi czynnik ludzki: dostęp do tych danych będą mieli urzędnicy. Historia uczy, że tak potężne narzędzie w rękach aparatu kontrolnego może stać się orężem w walce z niewygodnymi przedsiębiorcami. System daje organom państwowym wgląd w transakcje w czasie rzeczywistym, co rodzi pytania o granice inwigilacji biznesu.
Jak przygotować firmę na KSeF?
Skoro wiemy już, jakie zagrożenia niesie ze sobą system, czas na konkretne działania. Nie czekaj do stycznia – wtedy kolejki u dostawców oprogramowania będą dłuższe niż w czasach PRL.
- Audyt obiegu dokumentów: Sprawdź, kto w Twojej firmie ma uprawnienia do akceptacji płatności. Jeśli korzystasz z automatycznych przelewów dla małych kwot, musisz wprowadzić dodatkowy bezpiecznik – ręczną weryfikację NIP-u wystawcy faktury w KSeF przed zleceniem przelewu.
- Zmień umowę z biurem rachunkowym: Jasno określ zakres odpowiedzialności. KSeF wymusza nową definicję „przekazania dokumentów”. Ustal, czy to Ty będziesz pobierać faktury z systemu, czy biuro ma to robić za Ciebie. Czy dalej Ty, jako przedsiębiorca, będziesz wystawiał faktury i wysłał je do systemu, czy ma to robić biuro. Pamiętaj: błąd w KSeF to żle przygotowany plik JPK do organu podatkowego, a zatem mandat i dla Ciebie i dla księgowej.
- Zainwestuj w system z „pulpitem managera”: Nie polegaj tylko na rządowej aplikacji. Dobre systemy ERP oferują pulpity, które w czasie rzeczywistym zaciągają dane z KSeF i flagują podejrzane dokumenty (np. od nieznanych dostawców). To Twoja tarcza przed „fakturami widmo”.
- Szkolenie zespołu – nie tylko księgowości: KSeF dotyczy każdego handlowca, magazyniera i kierowcy. Każdy, kto generuje sprzedaż, musi wiedzieć, że błąd w numerze NIP kontrahenta w systemie e-faktur jest niemal niemożliwy do „odkręcenia” bez wystawiania faktur korygujących, które również widzi fiskus.
- Procedura „awaria systemu”: Przygotuj procedurę na wypadek, gdyby serwery KSeF padły lub gdybyś Ty stracił dostęp do internetu. Musisz wiedzieć, jak wystawiać faktury w trybie offline i w jakim czasie masz obowiązek przesłać je do systemu po awarii.
KSeF a rozwiązania fiskalne w innych krajach
Czy scenariusz odroczenia KSeF jest realny? Spoglądając na mapę Europy, widać wyraźnie, że ambicje polityków często rozbijają się o mur rzeczywistości IT. Francja, która miała być liderem cyfryzacji faktur, musiała wielokrotnie przesuwać terminy, przyznając, że system nie jest gotowy na tak gigantyczne obciążenie. Podobnie działo się w innych krajach, gdzie skala błędów paraliżowała obrót gospodarczy.
W Polsce atmosfera jest nerwowa. Przedsiębiorcy boją się powtórki z „Polskiego Ładu” – systemu wprowadzonego w pośpiechu, który trzeba było łatać dziesiątkami nowelizacji. Co więcej, wszyscy pamiętamy także „cyfryzację” ZUS-u lub wprowadzanie elektronicznych deklaracji – czyli plików JPK. Systemy rządowe wówczas miały wiele okresów zawahania się, czy warto dane i informacje przyjmować.
Jednak w przypadku faktur błąd systemu nie oznacza tylko złego wyliczenia podatku – oznacza całkowity paraliż handlu. Jeśli KSeF „padnie” w poniedziałek rano, w poniedziałek po południu polskie firmy nie będą mogły legalnie sprzedać nawet najmniejszej usługi.
KSeF - gdzie szukać informacji?
Przy obecnym poziomie niepewności, ryzyko, że cyfrowa rewolucja zmieni się w cyfrowy paraliż, jest całkiem realne. Czy polscy przedsiębiorcy, hartowani przez lata nagłych zmian przepisów, przetrwają i tę próbę? Na ten moment jedno jest pewne: w świecie KSeF spokój kupią tylko ci, którzy zaczną się zbroić w wiedzę i procedury już dzisiaj.
Szczegółowe wytyczne techniczne oraz aktualne komunikaty dotyczące wdrożenia można monitorować na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów - sekcja KSeF. Można również skorzystać z bezpłatnych narzędzi testowych w Aplikacji Podatnika KSeF.
